La IA ahora puede ayudar a reducir el trabajo tedioso de los auditores

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Muchos saben lo sencillo que es engañar para el ser humano, sin embargo ahora la inteligencia artificial (IA) puede ayudarnos a descubrir algunas de esas mentiras de una forma mucho más eficiente.

Por ejemplo, un empleado que debía realizar un viaje por trabajo decidió registrar a su perro en una perrera, por lo que adjuntó para su jefe la factura como un gasto de hotel.

Por otro lado también podemos observar algunas clases de yoga que han sido cargadas a la tarjeta de crédito corporativa bajo la categoría de “entretenimiento para el cliente”. Un tercer caso, después de acumular una pequeña fortuna en un club de striptease, presentó el gasto como una cena de negocios en un restaurante de carnes.

Todos estos hechos tienen una naturaleza similar: proceden de mentiras que realiza el ser humano en búsqueda de obtener algún tipo de beneficio por parte de la empresa.

Cabe destacar que estos gastos falsos, que ocurrieron recientemente en algunas de las principales compañías de Estados Unidos, tienen otra cosa en común: todos fueron expuesto por algoritmos de inteligencia artificial (IA) que pueden, en cuestiones de segundos, detectar reclamos fraudulentos y recibos falsificados que a menudo no logran ser detectados por los auditores humanos, sin mencionar que logra ahorrar horas de trabajo tedioso.

De hecho, AppZen, es un Startup de contabilidad basada en la inteligencia artificial que tiene 18 meses, ya ha registrado varias grandes compañías, entre ellas Amazon Inc., International Business Machine Corp, Salesforce Inc. y Comcast Corp. La empresa afirme haber sido capaz de ahorrarles a sus clientes un aproximado de US 4 mil dólares en gastos fraudulentos. AppZen y firmas tradicionales como Oversight Systems expresan que su tecnología no está desapareciendo puestos de trabajo (por el momento), sino que más bien ha liberado a los auditores de tener que profundizar en reclamaciones dudosas y educar a los empleados sobre las políticas de viajes y gastos.

Las compañías estadounidenses, tal vez por temor a dañar su reputación, se resisten a reconocer públicamente cuánto dinero pierden cada año en gastos fraudulentos. Pero en un informe publicado en abril, la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados expresó que había analizado 2.700 casos de fraude desde enero de 2016 hasta octubre de 2017 que causaron pérdidas de US $ 7 billones.

Por otro lado, la organización antifraude más grande del mundo descubrió que la malversación de viajes y gastos generalmente representa alrededor del 14 por ciento del fraude de los empleados.

De hecho, se ha vuelto más fácil engañar a los departamentos de finanzas gracias a sitios web como fakereceipts.us que facilitan la creación de una factura con información falsificada.

Por otro lado, durante años, contadores forenses como Tiffany Couch, el fundador de Acuity Forensics, han tenido que realizar comprobantes de recibo uno a la vez.

Durante años, los contadores forenses como Tiffany Couch, el fundador de Acuity Forensics, han tenido que hacer el comprobante un recibo a la vez. En un caso, ella expuso recibos fabricados por valor de 1,4 millones de dólares; en otra, Couch expulsó a tres ejecutivos de autopartes que gastaron miles de dólares en un decadente viaje de fin de semana a Canadá con sus esposas. No obstante, a pesar de los éxitos que ha obtenido haciendo su trabajo, ella enfatiza que anhelaba la llegada de la inteligencia artificial al sector.

“Es la peor pesadilla de un auditor pasar por el reembolso de reclamos de gastos”, expresa Couch.

Cabe mencionar que el fundador de AppZen, Kale, quien tiene una larga trayectoria en finanzas y tecnología, creó la firma luego que descubrió cómo se habían convertido en sistemas anticuados de gastos administrativos. De acuerdo a sus estimaciones, son un 20 por ciento de los reclamos estaban siendo examinados y, en la mayoría de los caso, los auditores solo intentaban hacer coincidir el monto del recibo con el gasto presentado. La razón detrás del comportamiento de los auditores puede ser justificada al proceso tedioso que implica examinar los recibos.

Por lo que AppZen, con sede en San José, California, puede auditar el 100 por ciento de las reclamaciones en tiempo real ejecutando los recibos a través de un algoritmo que busca duplicación, discrepancias o gastos inflados. Reembolsa los gastos legítimos de los empleados el mismo día y rechaza cualquier reclamación dudosa a los auditores humanos para una mayor investigación. De esta manera se le reduce el trabajo tedioso a los auditores, lo que permite que sean mucho más eficientes. 

Cabe mencionar que el algoritmo puede comparar el costo promedio de un vuelo de Nueva York a Chicago con el monto gastado y lo marcará si el precio parece exorbitante para ese día (o si el empleado actualizó su vuelo a primera clase). También sonará la alarma si una empresa que figura en un recibo no existe o si un club de striptease se hace pasar por un restaurante especializado en carnes.

Los algoritmos ya han expuesto algunos fraudes creativos (y costosos): los empleados pegan botellas de vodka a su factura de “almuerzo de trabajo”, compran US $ 3.000 en tarjetas de regalo de Starbucks y lo reclaman como “café con un contacto”. Por otro lado, una empleada gastó dinero en su fiesta de despedida de la oficina por US $ 900 y presentó un reclamo que contenía una fotografía animada de su cara en lugar de recibos, lo que demuestra la seriedad con la que se tomó a los auditores.

No obstante, AppZen no es la única compañía en el sector tecnológico en ofrecer este tipo de servicios.

Varias compañías tecnológicas de la India, incluida Wipro Ltd, han comenzado a ofrecer servicios de detección de fraudes basados ​​en IA similares a los que ofrece AppZen. Los sistemas de supervisión, con sede en Atlanta, comenzaron a usar una versión anterior de la inteligencia artificial hace varios años y sus tecnologías de aprendizaje automático ahora permiten analizar millones de transacciones en tiempo real.

Según Oversight, el 30 por ciento de los reclamos de gastos de los empleados son riesgosos, inútiles y potencialmente fraudulentos. 

“Se sorprenderá de lo que la gente intentará y hará”, dice el director ejecutivo Terrence McCrossan.

No obstante tal vez una de las mayores preocupaciones alrededor de esta tecnología es si en verdad la tecnología de inteligencia artificial será capaz de volverse tan eficiente que deje a los trabajadores humanos en desventajas.

En este caso es válido preguntarse si la IA será capaz de reemplazar alguna vez a los auditores humanos.

Guido van Drunen, director de los Servicios de Asesoría Forense de KPMG, cree que algunos empleos de nivel inferior desaparecerán a medida que se incremente el número de compañías que adoptan la tecnología en los próximos años. Sin embargo Drunen expresa que no hay manera de que la IA pueda detectar todas las formas astutas en que los empleados tratan de estafar a sus empleadores.

De hecho Drunen cuenta una anécdota en el recuerda que lo llamaron después de que un empleado pagó por una pitón viva. “Todos decían que se trataba de un fraude” expresa.

Resulta que luego de investigaciones adicionales, van Drunen descubrió que el empleado que se encontraba en el departamento de ventas había adquirido la serpiente como una estrategia de marketing para el lanzamiento de un nuevo producto de la empresa que se llamaba Python.

Evidentemente la adquisición de la serpiente puede ser justificada, no obstante el empleado además desembolso un monto de US $ 1.200 en la compra de una bistec adjudicado como la comida para la pitón, lo cual evidentemente no puede ser reclamado a la compañía.

“La pitón era una compra comercial legitima” expresa van Drunen. “No obstante el bistec fue para las barbacoas de su familia”